Les entreprises décentralisent progressivement leur stockage numérique après la promulgation en 2016 de la Déclaration des droits des travailleurs. Quelles sont les conditions préalables à l’utilisation de cette méthode ? Quels sont les facteurs à prendre en compte lors du choix de sa boîte à bijoux numérique ? Quels sont les avantages dont on peut se prévaloir ? Nous allons y répondre dans cet article.
Un coffre-fort numérique: C’est quoi ?
Un coffre-fort numérique, parfois appelé coffre-fort électronique, est un dépôt en ligne sécurisé où les utilisateurs peuvent sauvegarder des informations essentielles. Pour protéger les informations sensibles, vous pouvez les stocker dans ce service, qui est très sécurisé.
Pour être clair, même l’hôte n’a pas accès aux informations de la chambre forte numérique. Celles-ci sont cryptées et ne sont accessibles que par une clé de décryptage appartenant à l’utilisateur. L’adoption d’un tel service offre de nombreuses garanties, notamment l’intégrité, la confidentialité, la permanence et la traçabilité des documents.
Quelles sont les conditions préalables à la mise en place et à l’utilisation d’un coffre-fort numérique ?
Avant de mettre en place un coffre-fort numérique et de l’utiliser, veillez à vérifier quelques éléments. Vous devrez être attentif à ces éléments lorsque vous ferez une offre :
- Le type d’espace de stockage disponible et les conditions et restrictions d’utilisation ;
- La signature électronique, l’horodatage et les autres mécanismes et procédures qui sont utilisés ;
- La politique de confidentialité ;
- Article L.103 du Code des Postes et Communications Electroniques impose que le service fourni soit conforme aux exigences du Code.
Ces détails doivent être mis à votre disposition par le fournisseur de coffres-forts numériques. En outre, il doit fournir un contrat qui comprend les éléments obligatoires suivants :
- Les modalités d’obtention des papiers ;
- Les conditions dans lesquelles le prestataire est capable de modifier le format des documents stockés dans le coffre-fort électronique ;
- Lorsque les demandes de récupération sont importantes, il peut y avoir des frais supplémentaires à payer.
Pour faire usage d’un coffre-fort numérique, vous devez accepter explicitement ces conditions. Il faut également que le prestataire de services veille à ce que vous soyez le seul à avoir accès à vos papiers et à vos données.
Quels sont les facteurs à prendre en compte pour choisir son coffre-fort numérique ?
Les coffrets-forts numériques sont de plus en plus populaires. Avant d’opter pour une solution, assurez-vous qu’elle respecte les normes énoncées ci-dessus. Comme pour MyPeopleDoc, elle doit également être conforme au RGPD (Règlement général sur la protection des données).
Ensuite, assurez-vous que la solution que vous envisagez peut être intégrée à votre logiciel de comptabilité. Ce point est important puisque le coffre-fort numérique est destiné à simplifier la procédure de paiement dans une organisation (par exemple, en envoyant des notifications automatiques de salaire). Pour faciliter votre décision, vous pouvez simplement opter pour Nibelis, un logiciel de paiement qui dispose d’un porte-monnaie numérique intégré.
Enfin, accordez une attention particulière à la capacité de stockage de la solution. Celle-ci doit pouvoir répondre à vos besoins. Si vous ne voulez pas risquer de vous tromper dans le choix de votre coffre-fort électronique, tenez-vous-en à des marques fiables comme MyPeopleDoc, Nibelis, ou encore Digiposte.
Quels avantages peut-on avoir ?
L’utilisation d’un coffre-fort numérique permet un gain de temps et d’espace considérable. De plus, vous économisez 10 à 30 centimes par mois sur chaque document qui n’est pas imprimé, en moyenne par mois. Vous éviterez également le risque de perte ou de dégradation des documents.
En outre, vous améliorerez l’image de marque de votre employeur en présentant l’image d’une entreprise contemporaine et écologiquement responsable. Vos chances d’attirer les jeunes, qui accordent une grande importance à la dématérialisation administrative, sont également améliorées.
Les avantages de l’utilisation d’un coffre-fort électronique sont nombreux et indéniables. Alors, n’hésitez pas à utiliser cette solution !