Il est courant de considérer les indemnités kilométriques comme les dépenses d’une entreprise et les avantages que certains de ses employés en retirent. C’est que ces kilométriques ont un volume plus important. Tant la demande de ces avantages par les employés que leur gestion par l’entreprise font souvent partie des tâches les plus difficiles pour le service comptable d’une entreprise. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les indemnités kilométriques et comment les gérer efficacement en entreprise en lisant cet article.
Informations générales sur les indemnités kilométriques
Lorsqu’un employeur rembourse à ses différents intervenants les frais liés à l’utilisation des véhicules de ses employés lors de leurs déplacements professionnels, on parle de « indemnités kilométriques « , » frais de déplacement » et » frais kilométriques » sont parmi les nombreux termes utilisés pour les désigner. Les « dommages individuels » ont l’abréviation « IK », qui signifie « kilogrammes individuels ». Selon le baromètre de l’État établi par la loi, cette expression fait référence à un ensemble de critères permettant de calculer la responsabilité d’un employeur pour tous ses employés, y compris le nombre de kilomètres qu’ils parcourent dans l’exercice de leurs fonctions. En bref, il s’agit d’une estimation basée sur le nombre de kilomètres d’un montant en euros.
En outre, ces dommages ne s’appliquent qu’à ceux qui travaillent dans le monde des affaires. Les entreprises bénéficient également de ces frais de diverses manières. Ils peuvent être déduits du revenu imposable de l’entreprise. En outre, les remboursements d’IK ne sont pas soumis aux taxes de sécurité sociale. Ces avantages sont toutefois subordonnés à la fourniture par l’entreprise de preuves de ses dépenses. En prime pour les salariés, les indemnités kilométriques les exonèrent de l’impôt sur le revenu.
Les frais couverts par les indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques ne couvrent pas seulement les frais de carburant, mais elles prennent également en compte les frais liés à la conduite d’un véhicule. Il y a des frais d’entretien, des frais d’assurance automobile, des frais d’amortissement des pneus, des frais d’amortissement du véhicule à prendre en compte ici…
Les frais de stationnement et de parcage ne sont pas inclus dans les coûts de l’assurance kilométrique, par exemple. Il est nécessaire que ces frais supplémentaires soient documentés pour pouvoir être remboursés.
Le but des indemnités kilométriques
Pour bien comprendre le fonctionnement des indemnités kilométriques, il est nécessaire de connaître les itinéraires qui sont inclus dans ces frais et les profils des personnes qui peuvent prétendre à une indemnisation.
Comment reconnaît-on les trajets en question ?
Ce sont les trajets professionnels commençant à l’endroit où se trouve le quartier général de l’entreprise.
Bénéficiaires de l’indemnité
Dans ce cas, les bénéficiaires sont les employés, les cadres et les directeurs de l’entreprise, ainsi que les véhicules comme les motos, les automobiles et les cyclomoteurs comme les scooters.
Un cas de vélo : le salarié justifie l’utilisation de son vélo pour se rendre à l’arrêt de travail.
Conditions nécéssaires à l’application des dommages kilométriques
Dans le cas des déplacements pour le travail, un salarié utilise soit son propre véhicule, soit celui de son conjoint.
Méthode de calcul
Les facteurs suivants entrent dans le calcul des indemnités kilométriques : le type de véhicule (vélo, deux-roues, automobile, etc.), la dépréciation du véhicule, les frais de pneus et de carburant, les primes d’assurance, le nombre de chevaux mécaniques, les frais de réparation, le nombre de kilomètres parcourus lors des déplacements professionnels…
Pour le dire autrement, la formule suivante est souvent utilisée :
NK * MB= Montant de remboursement (en euro).